Im Zuge der GoBD herrscht nach wie vor große Unsicherheit hinsichtlich der Frage, wie Einnahmen-Überschussrechner ihrer Pflicht zur zeitnahen Aufzeichnung und Verbuchung nachzukommen haben. Denn von den GoBD betroffene Steuerpflichtige – dazu gehören auch Einnahmen-Überschussrechner – sind gehalten, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen aufzuzeichnen. Kreditorische Vorgänge sind innerhalb von acht Tagen zu erfassen. Nach Rn. 50 der GoBD hat die Buchung der Geschäftsvorfälle spätestens zudem bis zum Ablauf des Folgemonats zu erfolgen.

Insbesondere bei Quartals- und Jahreszahlern sowie bei Steuerpflichtigen mit umsatzsteuerfreien Umsätzen bestand (und besteht noch) daher seitens vieler Kolleginnen und Kollegen die Vermutung, auch diese müssten ihre Unterlagen zur Verbuchung jeden Monat in die Kanzlei bringen.

Das ist jedoch nicht erforderlich. Zwar lässt sich den GoBD hinsichtlich der Aufzeichnungspflichten keine Vereinfachungsregelung für Quartalszahler oder Mandanten mit umsatzsteuerfreien Umsätzen entnehmen. Aber: Die endgültige Verbuchung kann später als bei Monatszahlern erfolgen, wenn zuvor eine lückenlose und zeitgerechte Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle erfolgt ist.

Nach meinem Dafürhalten bleibt es dabei, dass sich die (endgültige) Verbuchung (bei Mandanten mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen), also die Festschreibung des Stapels, nach den Erfordernissen der Umsatzsteuer-Voranmeldungen richtet. Bei Mandanten mit umsatzsteuerfreien Umsätzen müsste es auf den Zeitpunkt der Erstellung der 4/3-Rechnung ankommen.

Falls ein Prüfer übrigens überbordende Aufzeichnungspflichten bei Einnahmen-Überschussrechnern verlangt, dürfte ein Hinweis auf folgendes Urteil hilfreich sein: BFH 12.12.2017, VIII R 6/14. Der zweite Leitsatz lautet: „Die ordnungsgemäße Aufzeichnung der Betriebsausgaben in einer Überschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG setzt im Rahmen der allgemeinen Aufzeichnungspflicht gemäß § 146 Abs. 1 und Abs. 5 AO nur voraus, dass die Höhe der Betriebsausgaben durch Belege nachgewiesen wird; eine förmliche Aufzeichnungspflicht besteht hingegen nicht. Nur bei Vorlage geordneter und vollständiger Belege verdient eine Einnahmenüberschussrechnung jedoch Vertrauen und kann die Vermutung der Richtigkeit für sich in Anspruch nehmen.“