Laut Rn. 151 ff. der GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt zwar kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
Dennoch sollte keinem Mandanten geraten werden, auf eine Verfahrensdokumentation zu verzichten. Diese ist nämlich zu „versionieren“, das heißt, sie ist laufend anzupassen. Es wird vielfach nicht gelingen, diese kurz vor einer angekündigten Betriebsprüfung „nachzuschreiben.“
Der Ruf zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation mag bei vielen Mandanten ungehört verhallen. Geht es jedoch um bargeldintensive Betriebe, muss die Empfehlung lauten, die Dokumentation alsbald zu erstellen, denn mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152) wird ab dem 1.1.2018 die Möglichkeit einer sog. Kassen-Nachschau eröffnet.
Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben dem Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen (§ 146b AO). Damit müssen Steuerpflichtige ab dem 1.1.2018 die Verfahrensdokumentationen zum Einsatz der Registrierkassen sozusagen jederzeit griffbereit haben.
Die Verfahrensdokumentationen müssen insbesondere umfassen:
- genaue Beschreibung der eingesetzten Kassen und Kassensysteme,
- Bedienungsanleitung/Benutzerhandbuch,
- Programmieranleitungen,
- Einrichtungsprotokolle,
- Arbeitsanweisungen,
- Beschreibung der Kontrollmechanismen,
- Beschreibung der Archivierungsfunktionen,
- Protokolle über Einsatzorte und -zeiträume der Registrierkassen.
Ihre Mandanten haben nun noch sechs Wochen Zeit, die Dokumentation zu erstellen. Viele Finanzämter rüsten nun massiv auf und schulen insbesondere die Umsatzsteuer-Sonderprüfer in Sachen „Kassen-Nachschau“. Sie werden herausgehen und prüfen. In einigen Bundesländern ist der politische Wille vorhanden, mittels der Kassen-Nachschau die gastronomische Landschaft „auszudünnen“. Gemeint ist damit, dass die (zumeist bekannten) schwarzen Schafe der Branche ganz oben auf der Prüfagenda stehen werden.
Mit Urteil vom 25.3.2015 hat der BFH eindeutig entschieden, dass das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse bzw. dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse gleichstehe. Zudem seien die Betriebsanleitungen im Rahmen der Betriebsprüfung vorzulegen (X R 20/13, BStBl 2015 II S. 743).
Niemand sollte daher glauben, dass es „schon nicht so schlimm werden wird.“ Bereits im Januar 2018 wird es die ersten Prüfungen geben. Unabhängig von eventuellen materiellen Fehlern: Wer als Gastronom, Frisör oder Einzelhändler die Organisationsunterlagen nicht vorlegen kann (und zwar sofort!), wird Hinzuschätzungen in Kauf nehmen müssen.
Weitere Informationen:
www.steuerrat24.de (mit Checklisten zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation)