Nach wie vor geistert das „Gespenst“ der Verfahrensdokumentation umher. Nahrung erhält es unter anderem durch mittlerweile erhältliche Musterverfahrensdokumentationen im Umfang von 80 und noch mehr Seiten. Da schrecken viele Steuerberater und Unternehmer zurück. Nun wird eine Verfahrensdokumentation bei mittelständischen Unternehmen sicherlich einen derartigen Umfang annehmen müssen und die Muster sind hier sehr lobenswert. Bei der Vielzahl der kleineren Unternehmen ist meines Erachtens aber eine checklisten-basierte Verfahrensdokumentation ausreichend, die üblicherweise in einer Stunde erstellt werden kann. Der typische Fall: Ein Handwerksbetrieb verfügt über ein Auftragsverwaltungs- bzw. Fakturierungsprogramm. Den „Schreibkram“ erledigen eine Bürokraft bzw. der Betriebsinhaber und/oder dessen Ehefrau selbst. Um die Buchhaltung kümmert sich der Steuerberater. Hier könnte wie folgt vorgegangen werden:

• Listen Sie auf, welche Programme im Unternehmen genutzt werden, die in irgendeiner Weise für die Besteuerung relevant sein können.
• Listen Sie auf, wer Zugriff auf die Programme hat, wie diese genutzt werden und wer für die Wartung etc. verantwortlich ist.
• Erläutern Sie, wie die Verarbeitung digitaler Belege bzw. von Belegen, die per Email ein- bzw. ausgehen, erfolgt.
• Stellen Sie dar, wie die Verarbeitung von Papierbelegen erfolgt.
• Listen Sie auf, wie die Verarbeitung interner Vorgänge erfolgt. (Reisekostenabrechnungen, Auftragskalkulationen, Ermittlung von Rückstellungen etc.)
• Erläutern Sie, wie Kasseneinnahmen und -ausgaben registriert werden.

Die Checklisten finden Sie zum Beispiel unter GoBD: Sieben Regeln zur Umsetzung der digitalen Buchführung

Aufwendiger wird es, wenn spezielle Programmierungen vorgenommen worden sind oder Schnittstellen zwischen den Programmen bestehen, die einer ausführlichen Erläuterung bedürfen. Aber auch hierzu gibt es bereits Checklisten ( Checklisten Verfahrensdokumentation ).

Für Betriebe mit (Registrier-)Kassen gilt: Sofern lediglich eine Kasse im Einsatz ist, hilft auch eine einfache Checkliste weiter. Wer jedoch komplette Kassensysteme nutzt, wird die Verfahrensdokumentation ohne die Unterstützung des Kassenaufstellers kaum fertigen können. Insofern bedarf es also externer Unterstützung und da helfen auch üblicherweise die Musterverfahrensdokumentationen nicht weiter. Oftmals wird auch nur der Kassenaufsteller die Einrichtungs- und Programmierprotokolle liefern können.

Wichtig: Zu den Verfahrensdokumentationen gehören unbedingt die Bedienungsanleitungen. Diese sollten gesammelt werden. Gegebenenfalls sollten sie ausgedruckt oder auf einen USB-Stick gezogen werden.