Seit nunmehr einigen Jahren sind die Vorgaben für elektronische Kassensysteme und Registrierkassen deutlich verschärft worden. Der im Jahr 2016 eingeführte § 146a AO und die Kassensicherungsverordnung aus dem Jahr 2017 zogen nach der Inkraftsetzung der Bonpflicht weitere umfassende technische Änderungen für Kassensysteme nach sich.
Es besteht etwa seit dem 01.01.2020 die Pflicht, jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem i.S.d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i.V. mit § 1 Satz 1 KassenSichV sowie die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO). Da es bei der Erarbeitung der entsprechenden technischen Sicherheitsstandards durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zu Verzögerungen kam und entsprechende Sicherheitsmodule nicht rechtzeitig am Markt verfügbar waren, hatte das BMF eine Nichtbeanstandungsregelung (bis zum 30. September 2020) getroffen. Besonderheiten ergaben sich darüber hinaus für solche Kassensysteme, die nach dem 25.11.2010, aber vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden.
Sonderregelung läuft aus
Solche Kassensysteme, die nach dem 25.11.2010, aber vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und wegen ihrer Bauart nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufrüstbar waren, dürften zunächst bis zum 31.12.2022 benutzt werden. Seit dem 01.01.2023 haben auch diese den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung zu genügen. Ferner verliert das Zertifikat der durch die D-Trust GmbH vertriebene „D-TRUST TSE Version 1.0“ nach dem 07.01.2023 seine Gültigkeit. Elektronische Kassen, die mit dieser Technischen Sicherheitseinrichtung abgesichert sind, erfüllen daher ab dem 08.01.2023 nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen. Allerdings hat das BMF bereits reagiert und verlautbart, dass entsprechende Systeme bis zum 31.07.2023 genutzt werden dürfen, wenn die Weiterverwendung gegenüber dem Finanzamt angezeigt wird.
Ordnung der Kassensysteme bleibt wichtiges Thema – auch in Betriebsprüfungen
Die deutlichen Verschärfungen im Hinblick auf die Kassenführung und Kassenausrüstung haben Kassenbetreiber in ihren täglichen Betriebsprozessen deutlich gefordert und dazu geführt, dass viele Nachrüstungen erforderlich waren. Der Gesetzgeber hatte mit seinen Verschärfungen in den letzten Jahren massiv auf die Manipulationsanfälligkeit von Aufzeichnungen reagiert und verfolgte hier ein klares Ziel, nämlich die Eindämmung des Betruges mit Kassensystemen. Neben den formal zu erfüllenden Pflichten ist insbesondere das Instrument der Kassennachschau gem. § 146b Abs. 1 Satz 1 AO für viele Geschäftsbetreiber ein Graus, kann diese doch außerhalb einer Außenprüfung und inmitten der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten ohne vorherige Ankündigung durchgeführt werden.
Das Thema Kassensysteme dürfte uns somit auch in diesem Jahr weiter (in vielen Konstellationen) begleiten.
Weitere Informationen:
BMF v. 13.10.2022 – IV A 4 – S 0319/20/10002: 009 BStBl 2022 I S. 1436
Wir haben auch lange hin und her überlegt, wie wir das nach dem Auslaufen der TSE Übergangsfrist langfristig handhaben wollen, aufrüstbar war unsere Registrierkasse leider nicht. Nachdem die Rückkehr zu einer offenen Ladenkasse mit händischer Buchführung definitiv keine Option war, sind wir dann im zweiten Halbjahr des letzten Jahres nach einer ausführlichen Testphase auf ein modernes Kassensystem von ready2order umgestiegen. Ist definitiv ein gutes Gefühl zu wissen, rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und bei Betriebsprüfungen diesbezüglich nicht nervös sein zu müssen
Mein Laden brauch nun auch bald TSE Kassen. Daher ist es gut zu wissen, dass wir eigentlich schon etwas hinterher hängen. Ich hoffe, wir kriegen keine negativen Konsequenzen.