Betriebsfeiern sind nicht bei allen Arbeitnehmern beliebt. Daher kommt es vor, dass ihnen der eine oder andere Mitarbeiter fern bleibt. Natürlich kann es auch aus Krankheits- oder anderen persönlichen Gründen Absagen geben. Dann stellt sich die Frage, wie die verbleibenden Kosten auf die Arbeitnehmer steuerlich aufzuteilen sind. Doch zunächst zu den Grundsätzen:

Die Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich von Betriebsfeiern sind steuerfrei, soweit die Aufwendungen nicht mehr als 110 EUR (einschließlich Umsatzsteuer) pro Veranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer betragen (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Seit 2015 ist der Betrag von 110 EUR ein Freibetrag, bis 2014 war es eine Freigrenze. Das bedeutet, dass bei höheren Aufwendungen des Arbeitgebers von mehr als 110 EUR pro Teilnehmer nicht mehr der Gesamtbetrag steuerpflichtig wird, sondern nur noch der übersteigende Teilbetrag. Es gelten folgende Steuerregeln:

• Der Freibetrag von 110 EUR gilt für zwei Veranstaltungen jährlich.
• Der Freibetrag gilt nicht nur, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Betriebsangehörigen offensteht.
• Als Zuwendungen gelten alle Aufwendungen des Arbeitgebers, gleichgültig, ob diese einem Arbeitnehmer individuell zurechenbar sind oder ob sie in einem rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung bestehen (Ausnahme für Buchhaltungskosten etc.).
• Erfasst werden auch die Kosten für den äußeren Rahmen, wie Raummiete, Eventmanager, Busfahrt (Ausnahme ggf. Shuttleservice).
• Die Gesamtkosten der Veranstaltung werden durch die Zahl der teilnehmenden Personen geteilt. Falls Angehörige des Arbeitnehmers an dem Betriebsfest teilnehmen, sind die anteiligen Aufwendungen der Begleitperson dem Arbeitnehmer zuzurechnen.

Hinsichtlich des in der Einleitung genannten Punkts, also der Absagen, hat nun das FG Köln mit Urteil vom 27.6.2018 (3 K 870/17) wie folgt entschieden: Absagen von Kollegen anlässlich einer Betriebsveranstaltung (hier: Weihnachtsfeier) gehen steuerrechtlich nicht zu Lasten der tatsächlich Feiernden.

Die Klägerin plante Ende des Jahres 2016 die Durchführung eines gemeinsamen Kochkurses als Weihnachtsfeier. Nach dem Konzept des Veranstalters durfte jeder Teilnehmer unbegrenzt Speisen und Getränke verzehren. Von den ursprünglich angemeldeten 27 Arbeitnehmern sagten zwei kurzfristig ab, ohne dass dies zu einer Reduzierung der bereits veranschlagten Kosten durch den Veranstalter führte.

Die Klägerin berechnete im Rahmen der Lohnversteuerung die Zuwendung an die einzelnen Arbeitnehmer, indem sie die ursprünglich angemeldeten 27 Arbeitnehmer berücksichtigte. Demgegenüber verlangte das Finanzamt, dass auf die tatsächlich teilnehmenden 25 Arbeitnehmer abzustellen sei, so dass sich ein höherer zu versteuernder Betrag ergab.

Die hiergegen erhobene Klage hatte Erfolg. Nach der Urteilsbegründung sei es nicht nachvollziehbar, weshalb den Feiernden die vergeblichen Aufwendungen des Arbeitgebers für sog. „No-Shows“ zuzurechnen seien. Dies gelte im vorliegenden Fall gerade deshalb, weil die Feiernden keinen Vorteil durch die Absage ihrer beiden Kollegen gehabt hätten. Denn nach dem Veranstaltungskonzept habe jeder Teilnehmer ohnehin nach seinem Belieben unbegrenzt viele Speisen und Getränke konsumieren dürfen. Mit seinem Urteil stellte sich der 3. Senat des FG Köln ausdrücklich gegen eine bundeseinheitliche Anweisung des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter (vgl. BMF 14.10.2015, BStBl I 2015, 832). Die Revision ist zugelassen worden (Az. VI R 31/18; Quelle: PM FG Köln vom 3.6.2018).