Es wurde aber auch Zeit: Endlich hat die Bundessteuerberaterkammer praxisrelevante Probleme im Zusammenhang mit den GoBD zusammengefasst und an das BMF weitergereicht. Es freut mich, dass sich unsere Berufs- und Interessenvertretungen nach dem Thema „EC-Kartenumsätze in der Kasse“ nun auch mit den GoBD befassen, nach dem Motto „Ein Herz für kleine Berater.“

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Wie schon einmal geschildert halte ich selbst viele Seminare zu dem Thema GoBD, nehme aber andererseits auch an vielen Veranstaltungen als Zuhörer teil. Und nun kristallisiert sich so langsam aber sicher heraus, dass es im Bereich der Erstellung von Verfahrensdokumentationen zwei Strömungen gibt: die einen favorisieren umfangreiche Dokumentationen, die anderen halte kurze Erläuterungen, gegebenenfalls in Checklistenform oder als Diagramme, für ausreichend. Ich selbst tendiere, da ich die vielen kleinen Unternehmen vor Augen habe, zu Checklisten, die innerhalb von maximal einer oder zwei Stunden ausgefüllt werden können – und zwar in der Regel vom Mandanten selbst. Dabei mache ich aber folgende Einschränkung:

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Im Rahmen meiner Seminare zu den GoBD stelle ich fest, dass die Finanzverwaltung ganz unterschiedlich mit dem Thema „Verfahrensdokumentationen“ umgeht. Die einen fordern immer an, die anderen in begründeten Fällen, wieder andere nie. Dann gibt es Betriebsprüfungsstellen, die zwar anfordern, bei Nichtvorlage aber keine weiteren Schritte einleiten. Und auch nett: Die Verfahrensdokumentationen werden zwar angefordert, wenn der Berater dann aber nachfragt, was man denn konkret haben möchte oder wofür man die Dokumentation benötigt, gibt es ein Achselzucken. So genau wisse man das halt auch nicht. Das hängt zum einen mit einer generellen Haltung der Betriebsprüfungsstellen zusammen (Bayern ist wohl moderater als Nordrhein-Westfalen), zum anderen aber auch mit dem Ausbildungsstand der Prüfer. Noch immer sind nicht alle Prüfer in Sachen „GoBD“ und schon gar nicht in Sachen  „Verfahrensdokumentation“ geschult worden. Und: Wer prüft eigentlich umfassende Schnittstellenbeschreibungen, die mitunter (nur) in Englisch vorliegen? Und wer prüft SQL- oder XML-Codes?

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Kürzlich habe ich in einem Blog-Beitrag die Frage aufgeworfen, ob Verfahrensdokumentationen auch für die Jahre vor 2015 angefordert werden dürfen. Ich hatte nun Gelegenheit, im Rahmen einer Fachtagung mit hochrangigen Vertretern der Finanzverwaltung über das Thema zu sprechen.

Einhellige Auffassung der Verwaltung: ja, wir dürfen. Das ergebe sich zum einen aus den alten GoBS, zum anderen aus den allgemeinen Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen.

Aber: Die Vertreter der Finanzverwaltung haben darauf hingewiesen, dass die Nichtvorlage einer Verfahrensdokumentation zwar ein Formfehler ist, der aber ohne weitere Prüfungsfeststellungen nicht zu einer Hinzuschätzung berechtigt. Im Übrigen sei der Formfehler im Rahmen einer Gesamtgewichtung von eher untergeordneter Bedeutung. Dies gelte besonders für Altfälle vor 2015.

Insofern kann meines Erachtens also zumindest ein Stück weit aufgeatmet werden, auch wenn ich mich schwer tue, Entwarnung zu vermelden.

Im Rahmen von Betriebsprüfungen werden nun zunehmend auch die Verfahrensdokumentationen für Jahre vor 2015 angefordert, wenn der Prüfungszeitraum etwa auch die Veranlagungszeiträume 2013 und 2014 umfasst. Ich werde diesbezüglich im Rahmen von Seminaren immer wieder gefragt, ob eine derartige Anforderung zulässig ist. Nun, bereits in den alten GoBS hieß es: „Der Nachweis der Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen ist u. a. durch Programmprotokolle sowie durch die Verfahrensdokumentation … zu erbringen.“ (vgl. BMF 7.11.1995, BStBl 1995 I S. 738, und zwar dort unter II. „Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen“). Insofern ist die Antwort eigentlich einfach: Ja, die Verfahrensdokumentationen dürfen auch für die Altjahre angefordert werden. Weiterlesen →