Schlagwort-Archive: GoBD

Dürfen Verfahrensdokumentationen für die Jahre vor 2015 angefordert werden?

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Im Rahmen von Betriebsprüfungen werden nun zunehmend auch die Verfahrensdokumentationen für Jahre vor 2015 angefordert, wenn der Prüfungszeitraum etwa auch die Veranlagungszeiträume 2013 und 2014 umfasst. Ich werde diesbezüglich im Rahmen von Seminaren immer wieder gefragt, ob eine derartige Anforderung zulässig ist. Nun, bereits in den alten GoBS hieß es: „Der Nachweis der Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen ist u. a. durch Programmprotokolle sowie durch die Verfahrensdokumentation … zu erbringen.“ (vgl. BMF 7.11.1995, BStBl 1995 I S. 738, und zwar dort unter II. „Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen“). Insofern ist die Antwort eigentlich einfach: Ja, die Verfahrensdokumentationen dürfen auch für die Altjahre angefordert werden. Weiterlesen →

Verfahrensdokumentation leicht gemacht

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Nach wie vor geistert das „Gespenst“ der Verfahrensdokumentation umher. Nahrung erhält es unter anderem durch mittlerweile erhältliche Musterverfahrensdokumentationen im Umfang von 80 und noch mehr Seiten. Da schrecken viele Steuerberater und Unternehmer zurück. Nun wird eine Verfahrensdokumentation bei mittelständischen Unternehmen sicherlich einen derartigen Umfang annehmen müssen und die Muster sind hier sehr lobenswert. Bei der Vielzahl der kleineren Unternehmen ist meines Erachtens aber eine checklisten-basierte Verfahrensdokumentation ausreichend, die üblicherweise in einer Stunde erstellt werden kann. Der typische Fall: Ein Handwerksbetrieb verfügt über ein Auftragsverwaltungs- bzw. Fakturierungsprogramm. Den „Schreibkram“ erledigen eine Bürokraft bzw. der Betriebsinhaber und/oder dessen Ehefrau selbst. Um die Buchhaltung kümmert sich der Steuerberater. Hier könnte wie folgt vorgegangen werden:

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Haftung des Beraters bei fehlender Verfahrensdokumentation für Kasse

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Bereits vor einiger Zeit hatte ich den Blog-Beitrag „Mandatsniederlegung bei fehlender Verfahrensdokumentation?“ geschrieben. Natürlich wurde daraufhin mit Unverständnis reagiert. Dennoch möchte ich an dieser Stelle – aus aktuellem Anlass – noch einmal auf die Gefahr einer fehlenden Verfahrensdokumentation insbesondere zur Kassenführung hinweisen.

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EC-Karten-Umsätze: Was nun, liebe Praktiker?

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Mein Blogger-Kollege Christoph Iser hat dankenswerterweise auf die Aussage des BMF verwiesen, dass EC-Karten-Umsätze nicht in der Kasse aufzuführen sind. In der Praxis ist dies wohl das derzeit meistdiskutierte Thema. Und so recht hat niemand eine Lösung für das Dilemma, denn praxisgerecht ist die Auffassung des BMF keinesfalls. Zunächst bietet ja gerade die Erfassung der EC-Karten-Umsätze über die Kasse für die Finanzverwaltung eine bessere Kontrollmöglichkeit. Aber sie ist auch praktikabel: Was sollen denn die „armen“ Restaurantbetreiber machen, wenn ein Kunde zunächst signalisiert, er möchte bar zahlen, um dann – wenn ihm die Rechnung vorgelegt wird – zu entscheiden, er wolle doch lieber per EC-Karte zahlen? Eine Hin- und Herbuchung wäre der Fall, die nicht gerade zur Klarheit beiträgt.

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Keine Pflicht zur Vergabe lückenlos fortlaufender Rechnungsnummern

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Verwendet ein Unternehmer keine lückenlos fortlaufenden Rechnungsnummern, so berechtigt dies allein das Finanzamt nicht zur Hinzuschätzung. Dies hat das FG Köln mit Urteil vom 7.12.2017 (15 K 1122/16) für den Fall der Gewinnermittlung durch Einnahme-Überschuss-Rechnung entschieden.

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GoBD und SD-Karten

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Heute ein kurzer Hinweis. Ich bin während meiner GoBD-Vorträge nun mehrfach gefragt worden, ob es zulässig ist, den Speicher eines so genannten Vorsystems zu leeren, indem der Dateninhalt auf eine SD-Karte überspielt wird. Antwort: Theoretisch ja (vgl. GoBD unter 9.4, Rz. 142). Warum nur theoretisch? Weiterlesen →

Wie muss eine Verfahrensdokumentation eigentlich beschaffen sein?

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Immer wieder werde ich gefragt, wie eine Verfahrensdokumentation beschaffen sein muss, das heißt, welche Formvoraussetzungen sie erfüllen muss. Meine Antwort lautet dann: Es gibt keine Formvorschriften. In der Praxis bieten sich drei Möglichkeiten an: Weiterlesen →

Verfahrensdokumentation: Sie haben nur noch sechs Wochen Zeit

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Laut Rn. 151 ff. der GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt zwar kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Dennoch sollte keinem Mandanten geraten werden, auf eine Verfahrensdokumentation zu verzichten. Diese ist nämlich zu „versionieren“, das heißt, sie ist laufend anzupassen. Es wird vielfach nicht gelingen, diese kurz vor einer angekündigten Betriebsprüfung „nachzuschreiben.“ Weiterlesen →

Noch einmal: Datenschutz und Revisionssicherheit

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Kürzlich hatte ich darauf hingewiesen, dass die Forderung nach einer Revisionssicherheit laut GoBD meines Erachtens gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSVGO) und auch gegen das Bundesdatenschutzgesetz verstößt. Denn einerseits muss jedes Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, rein technisch die Löschung (nicht nur Sperrung!) von Daten vorsehen können. Denn Personen haben in bestimmten Fällen das „Recht auf Vergessen ihrer Daten“.

Andererseits fordern die GoBD die Revisionssicherheit; Stammdaten (von Kunden) dürfen danach nicht gelöscht werden. (siehe „Aufreger des Monats Oktober: Datenschutz-Grundverordnung – das Aus für die GoBD-Revisionssicherheit?“). Ich möchte hierzu zwei Beispiele bringen: Weiterlesen →

Aufreger des Monats Oktober: Datenschutz-Grundverordnung – das Aus für die GoBD-Revisionssicherheit?

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Mit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSVGO), die am 25.5.2018 in Kraft tritt, wird der Datenschutz grundsätzlich neu geregelt. Das Bundesdatenschutzgesetz verliert ab dem 25.5.2018 seine Gültigkeit. Betroffene Unternehmen müssen die EU-DSVGO beachten und alsbald mit ihrem Datenschutzbeauftragten erörtern, wie die einzelnen Anforderungen, die zuweilen über das bisherige Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hinausgehen, umzusetzen sind.

Ich möchte hier aber auf einen Punkt eingehen, der im hohen Maße GoBD-relevant ist und auf den ich bereits zum BDSG hingewiesen habe (siehe Blog-Beitrag „Verstoßen die GoBD gegen das Bundesdatenschutzgesetz?“). Zum Hintergrund: Die GoBD verlangen an mehreren Stellen die Unveränderbarkeit der einmal erhobenen Daten (so genannte Revisionssicherheit). Dabei wird nicht nur die Unveränderbarkeit des eigentlichen Buchführungswerks, sondern auch der eingesetzten Vorsysteme verlangt. Beispielsweise gilt die Voraussetzung der Unveränderbarkeit auch für Warenwirtschaftssysteme.  Auch Stammdaten dürfen nicht gelöscht werden. Nach § 35 BDSG müssen personenbezogene Daten aber in bestimmten Fällen gelöscht werden.

In der Praxis bedeutet dies, dass zumindest bestimmte Programme, die bei Mandanten im Einsatz sind, die Möglichkeit der Löschung von personenbezogenen Daten sogar zwingend vorsehen müssen.

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