Ab dem 01.01.2025 tritt die Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) in Kraft. Was muss beachtet werden?

Hintergrund

Mit BMF-Schreiben v. 6.11.2019 (IV A 4 – S 0319/19/10002 :001 BStBl 2019 I S. 1010) war die Meldepflicht über elektronische Aufzeichnungssysteme i.S.d. 146a Abs. 1 AO bis zum Einsatz einer elektronische Übermittlungsmöglichkeit ausgesetzt. Acht Jahre nach der Einführung des Gesetzes gegen Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ist diese nun zum 01.01.2025 verfügbar. Dies erfordert entsprechende Handlungen seitens der Unternehmerschaft zum Beginn des neuen Jahres 2025. Das BMF-Schreiben v. 28.06.2024 schafft jedoch eine neue Übergangsregelung.

Was ist zu melden?

Die Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO gilt für Steuerpflichtige, die für die Erfassung aufzeichnungspflichtiger eigener Geschäftsvorfälle oder anderer Vorgänge elektronische Aufzeichnungssysteme i.S.d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. mit § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 KassenSichV verwenden. Dazu zählen u.a. elektronische Registrierkassen, Waagen mit einer Registrierkassenfunktion, Warenwirtschaftssysteme, die eine Kassenfunktion haben oder aber Wegstreckenzähler. Meldepflichtig sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems:

• der Name des Steuerpflichtigen,
• die Steuernummer,
• die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE),
• die Art des verwendeten eAS,
• die Anzahl der verwendeten eAS,
• die Seriennummer des verwendeten eAS,
• das Datum der Anschaffung des verwendeten eAS,
• das Datum der Außerbetriebnahme des eAS.

Gemeldet werden die Daten digital mittels der Software „Mein ELSTER“, der Steuerpflichtige kann jedoch ebenfalls anderweitige Softwareanbieter benutzen, die über eine ERiC Schnittstelle verfügen.

Übergangsregelungen

Mit Schreiben v. 28.06.2024 hat sich das BMF zu den Meldepflichten geäußert und folgende Übergangsfristen festgelegt. Solche elektronischen Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1.7.2025 angeschafft wurden, sind spätestens bis zum 31.7.2025 zu melden. Solche Systeme, die ab dem 1.7.2025 angeschafft werden, müssen dann innerhalb eines Monats nach Anschaffung/Besitzübernahme gemeldet werden. Dies gilt auch für eAS, die ab dem 1.7.2025 außer Betrieb genommen werden.

Unternehmen müssen frühzeitig handeln

Zwar ist bis zum 31.07.2025 durch das BMF-Schreiben eine (neue) Übergangsfrist bekannt gegeben worden. Nichtsdestotrotz sollten Unternehmen diese Frist nicht bis zum letzten Tag ausnutzen. Da die Freischaltung des Meldesystems zum 01.01.2025 stattfinden wird, ist es hilfreich, sich bis zu diesem Tag eine Übersicht zu den einzelnen eingesetzten Systemen zu verschaffen und diese zu erfassen. Die Daten können dann geordnet der Finanzverwaltung mitgeteilt werden.