Am Montag der vergangenen Woche habe ich mit einem namhaften Vertreter unseres Berufsstandes zum Thema „GoBD“ und „Revisionssicherheit der eingesetzten Systeme“ sprechen können. Er sagte mir, dass die Finanzämter eigentlich angehalten wären, bei ihren Prüfungen mit Augenmaß vorzugehen. Das heißt: Es soll nicht gleich jedes eingesetzte Vorsystem (Warenwirtschaftssystem, Rechnungsprogramm etc.) als nicht GoBD-konform verworfen werden, nur weil die theoretische Möglichkeit besteht, einzelne Datensätze zu löschen bzw. zu verändern. Ich stelle nun jedoch fest, dass sich die ersten Prüfer die Vorsysteme genau anschauen, die Revisionssicherheit anzweifeln und mit Hinzuschätzungen drohen – und zwar selbst dann, wenn die Prüfung ansonsten keine weiteren Beanstandungen ergibt. Selbst Programme renommierter Anbieter werden angezweifelt. An dieser Stelle kann daher nur die Empfehlung gegeben werden,
- die Mandanten zu informieren, dass ihre Vorsysteme unbedingt revisionssicher sein müssen,
- die erforderlichen Verfahrensdokumentationen alsbald zu erstellen,
- Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle aufzubewahren und
- gegebenenfalls mit den Anbietern von Vorsytemen zu sprechen und sich die Revisionssicherheit (mitunter auch für die Vergangenheit) bestätigen zu lassen.
Schauen Sie sich beispielsweise an, welche Warenwirtschaftssysteme im Einsatz sind und mit welchen Programmen Mandanten ihre Rechnungen schreiben. Meine weitere Empfehlung lautet, von den Betriebsprüfungen beanstandete Fälle – natürlich anonymisiert – den örtlichen Kammer- und Verbandsvertretern mitzuteilen, damit diese gegebenenfalls ein „Klimagespräch“ mit den jeweiligen Vorstehern der Finanzämter führen können und nicht jeder Berater allein „kämpfen“ muss.
Grundsätzlich ist der Rat, sich mit der GoBD-Konformität beim Einsatz von EDV-Programmen im Unternehmen zu beschäftigen, richtig und gut.
Wertlos allerdings ist es, sich von irgendwem irgend etwas bestätigen zu lassen. Die GoBD werden ja sehr gerne im Marketing betriebswirtschaftlicher Programme bemüht, und es gibt auch Anbieter, die ihren Kunden die GoBD-Konformität ihrer Software bescheinigen. Manche haben sich sogar die Kosten auferlegt, renommierte Wirtschaftsprüfer ihr Logo dafür hergeben zu lassen.
Leider – oder besser: zum Glück – ist es aber so, dass die GoBD selbst ausdrücklich die Anerkennung solcher Testate ausschliesst.
Der Betriebsprüfer muss den Gesamtablauf, die betrieblichen Prozesse in Augenschein nehmen. Selbst die beste Software kann falsch verwendet werden, und besagte Wirtschaftsprüfer schreiben das auch ins Kleingdruckte ihrer Zertifikate hinein. Getreu dem Motto: unser Eiweiß-Shake hilft beim Abnehmen, wenn Sie Sport treiben und gesund essen.
Testate, Zertifikate und sonstige Stempelchen auf Ihrer Branchensoftware sind vor allem eines: Geldverschwendung.
Danke für den zutreffenden Hinweis. Es stimmt natürlich: Ein vermeintliches Zertifikat eines Anbieters bewahrt Steuerpflichtige nicht davor, dass die eingesetzte Software durch die Betriebsprüfung dennoch als Nicht-GOBD-konform verworfen wird. Mir geht es aber um etwas anderes: Die Anbieter der Software sollen für das Problem sensibilisiert werden, denn derzeit lassen sie ihre Kunden oftmals “im Regen stehen”. Das gilt offenbar auch für viele der namhaften Anbieter. Zumindest sollten Sie ihre Kunden darauf aufmerksam machen, inwieweit die von Ihnen vertriebenen Programme revisionssicher sind (oder eben nicht).