Es ist seltsam: Da sind die GoBD seit bald vier Jahren in Kraft, doch der Umgang mit elektronischen Dokumenten ist vielen Mandanten (und auch Kollegen) weiterhin ein Rätsel. Noch immer werden Rechnungen, die als PDF-Datei eingehen (oder versandt werden), lediglich ausgedruckt und man denkt, das würde ausreichen. Allen, die so vorgehen, sei gesagt: Sie riskieren, dass:
a) Ihr Buchführungswerk verworfen wird und
b) der Vorsteuerabzug verloren geht.
In Rz. 119 der GoBD heißt es eindeutig:
„Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.“
Auch E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form sind aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail dagegen nur als „Transportmittel”, z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).
Hinweis:
Einzelne Oberfinanzdirektionen lassen für Kleinstbetriebe (und auch nur dort) mit einer geringen Anzahl von digitalen Belegen – stillschweigend – Erleichterungen zu. Das heißt, es reicht weiterhin ein Ausdruck. Aber: Ein Rechtsanspruch besteht nicht und nach meiner Kenntnis wird auch nirgendwo ausgeführt, was insoweit a) noch als Kleinstbetrieb und b) noch als geringe Anzahl von digitalen Belegen gilt.
Fazit:
Die unveränderliche Speicherung von allen Belegen, die z.B. im PDF-Format (und natürlich auch anderen digitalen Formaten) vorliegen, ist mithin verpflichtend. Die Einrichtung eines Dokumenten-Managementsystems o.Ä. ist unerlässlich.