Wird für einen unternehmerisch genutzten oder vom Arbeitgeber überlassenen Pkw ein Fahrtenbuch zur individuellen Ermittlung des privaten Nutzungsanteils geführt, kann die Mitnahme Dritter im Rahmen von Fahrgemeinschafts-Portalen (z. B. BlaBlaCar) steuerliche Probleme aufwerfen. An die formelle Ordnungsmäßigkeit von Fahrtenbüchern stellen Rechtsprechung und Finanzverwaltung hohe Anforderungen.

Die entgeltliche Mitnahme Dritter stellt sich für Fahrer und Mitfahrer finanziell und ökologisch zunächst als Win-win-Situation dar: beide Parteien sind kostensparend unterwegs. Durch die zunehmend einfache Abwicklung mittels Online-Portalen wird das Angenehme mit dem Nützlichen verbunden. Zur Mitnahme werden die Mitfahrer i. d. R. an zentralen Treffpunkten, z. B. am Hauptbahnhof, aufgenommen, welche häufig nicht direkt, aber nahe der eigentlichen Fahrtroute des Fahrers liegen.

Diese Umwegfahrten können sich im Fahrtenbuch als Hindernis erweisen. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser nach der Verwaltungsauffassung – unabhängig von dessen Ursache – aufzuzeichnen.

Die Versuchung ist groß, Umwegfahrten nicht gesondert auszuweisen. Sei es aus Praktikabilitätserwägungen, um die Aufzeichnungen im „schaffbaren“ Rahmen zu halten oder um die Finanzbehörde nicht auf die Mitnahmeentschädigungen zu stoßen, deren einkommensteuerbarer Umfang derzeit nicht abschließend geklärt erscheint.

Offen bleibt, wie die Mitnahme dritter Personen bei unterbliebener Aufzeichnung aufgedeckt werden könnte. Der Aufgriff kann ggf. über gehäufte Differenzen der aufgezeichneten Entfernungskilometer einzelner Fahrten zur Fahrtroute laut Routenplaner erfolgen. Wird das Fahrtenbuch verworfen – da die Differenzen auch nicht anderweitig (z. B. Stauumfahrung) erläutert werden können – ist zumindest der monetäre Vorteil aus der Mitnahme dahin.

Eigene Aufzeichnungen über die (dienstliche oder außerdienstliche) Mitnahme von Personen sieht aber auch das Anwendungsschreiben zur privaten Kfz-Nutzung nicht vor.

Fazit:
Fahrtenbücher werden aufgrund verschiedener formaler Anforderungen verworfen. Fehlende Aufzeichnungen über Umwegfahrten könnten ein weiterer Streitfaktor werden.