Im Zuge der GoBD gilt der Grundsatz „einmal digital – immer digital“. Rechnungen, die als PDF-Datei eingegangen sind, müssen auch im weiteren Verlauf bis hin zur Verbuchung/Kontierung digital bearbeitet werden. Ein Ausdruck wäre sozusagen ein Nullum. Auch Ausgangsrechnungen, die digital erzeugt werden, müssen digital archiviert werden.

Tz 119 der GoBD lautet: „Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).“

Das bedeutet also: Wer seine Rechnungen mit MS-WORD schreibt und entsprechend abspeichert, muss die Datei in einem Dokumentenmanagementsystem archivieren. Ein Aufbewahren eines Rechnungsdoppels in Papierform ist nicht ausreichend. Anders ist es aber, wenn MS-WORD nur wie eine Schreibmaschine genutzt wird. Dazu das Beispiel in Rz. 120 der GoBD:

Ein Steuerpflichtiger erstellt seine Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung wird die hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Es ist in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in diesem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird. Werden die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (z.B. in einem File- oder DMS-System), so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig.

Im Rahmen meiner GoBD-Vorträge habe ich anfangs die These vertreten, dass die Nutzung von MS-WORD wie eine Schreibmaschine wohl eher ein theoretischer Fall sein dürfte. Denn wenn schon MS-WORD genutzt wird, könne man davon ausgehen, dass die Dateien auch abgespeichert würden.

Nun muss ich jedoch zugeben, dass offenbar ein Umdenken stattfindet. Zuletzt ist mir bei meinen Vorträgen von rund zehn Prozent der Teilnehmer gespiegelt worden, dass ihre Mandanten die MS-WORD-Dateien tatsächlich nicht abspeichern. Da kann ich aus GoBD-Sicht nur sagen: Gut so! Denn in diesem Fall sind die GoBD und das lästige Erfordernis der revisionssicheren Archivierung außen vor. Ob es aber aus Sicht des rationellen Arbeitens ebenfalls sinnvoll ist, die Dateien nicht abzuspeichern, muss jeder für sich beantworten.