Für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von (eigenen) Geschäftsunterlagen, zu der das Unternehmen verpflichtet ist, muss im Jahresabschluss eine Rückstellung gebildet werden. Es handelt sich also um eine Pflichtrückstellung. So geurteilt durch den BFH (Az: VIII R 30/01). Was aber ist für die Kosten der Aufbewahrung von Mandantenakten? Grundsätzlich ist es ja so, dass Steuerberater ihren Gewinn mittels Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen. Rückstellungen scheiden daher schon aufgrund der Gewinnermittlungsart aus. Aber es gibt ja auch Steuerberater, die für ihre Tätigkeit einen Vermögensvergleich anfertigen. So z. B. Steuerberatungsgesellschaften mbH. Sofern dann zukünftig Kosten für die Aufbewahrung der eigenen Unterlagen anfallen, sind diese zurückzustellen. Viel interessanter dürften aber die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Mandantenakten sein. Nicht selten hat man hier nicht nur den ganzen Keller voll, sondern auch noch zusätzlich ein Archiv angemietet. Die Kosten dafür können durchaus erheblich sein. Immerhin haben Berater nach § 66 Abs. 1 Satz 1 StBerG die Handakten für die Dauer von zehn Jahren nach Beendigung des Auftrags aufzubewahren. Eine Rückstellung wäre da schon irgendwie schön. Leider ist für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Mandantenakten keine Rückstellung erlaubt. Für die zehnjährige Verpflichtung zur Aufbewahrung von Handakten kann mangels hinreichender Konkretisierung keine Rückstellung gebildet werden, da diese Verpflichtung gemäß § 66 Abs. 1 Satz 2 StBerG vor Beendigung des zehnjährigen Aufbewahrungszeitraums erlischt, wenn der Auftraggeber zur Empfangnahme der Handakten aufgefordert wird und dieser Aufforderung binnen sechs Monaten nicht nachkommt. Mit anderen Worten: Wer die Akten nicht weiter aufbewahren möchte, der kann den ehemaligen Mandaten zur Abholung auffordern. Werden die Unterlagen nicht abgeholt, müssen sie sechs Monate später auch nicht mehr aufbewahrt werden. Werden die Unterlagen dennoch behalten, ist dies eine freiwillige Entscheidung des Steuerberaters, die im eigenbetrieblichen Interesse steht, weshalb das FG Köln (Az: 14 K 4943/07) keine Rückstellung erlaubt hat. Eine dagegen gerichtete Nichtzulassungsbeschwerde hat der BFH nicht angenommen: Der Grund: Die Frage, ob eine gesetzliche Pflicht (hier: Aufbewahrung von Mandanten-Handakten eines Steuerberaters und Wirtschaftsprüfers) im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse erfüllt wird, was die Bildung einer Rückstellung gegebenenfalls ausschließt, ist einer näheren abstrakten Klärung im Allgemeininteresse nicht zugänglich.
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