Die Kosten für die 10-jährige Aufbewahrung von Mandantendaten und Handakten im DATEV-Rechenzentrum sind bei einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft nicht rückstellungsfähig. Es fehlt an einer öffentlich-rechtlichen wie auch an einer zivilrechtlichen Verpflichtung zur Datenaufbewahrung, so der Bundesfinanzhof (BFH) in seinem Urteil vom 13.02.2019 (XI R 42/17).
Der Streitfall
Die Klägerin (eine GmbH) hatte in ihrem Jahresabschluss zum 31.12.2010 eine Rückstellung für Aufbewahrungsverpflichtungen angesetzt. Diese wurde für die Aufwendungen im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum gebildet.
Für die Bildung der Rückstellung wurde das pauschal an die DATEV eG zu zahlende Entgelt je Mandant zugrunde gelegt. Bei der Ermittlung berücksichtigte die Klägerin Abschläge für Mandanten, die ihre Daten auf einer Speicher-DVD sichern ließen, wie auch für Mandatsbeendigungen innerhalb des 10-jährigen Aufbewahrungszeitraums.
Die Klägerin machte geltend, dass die zu zahlenden Beträge mit den Mandantenhonoraren für die laufende Buchführung oder für die Erstellung des Jahresabschlusses abgegolten seien. Sie könnten nach der Steuerberatervergütungsverordnung nicht gesondert berechnet werden.
Das Urteil des BFH
Wie zuvor bereits das Thüringer Finanzgericht (Urteil vom 01.12.2016 – 1 K 533/15) folgte auch der BFH dem Vortrag der Klägerin nicht.
Nach dem Urteil des BFH ist eine Rückstellung für eine ungewisse Verbindlichkeit nicht einkommensmindernd anzusetzen. Für sog. Arbeitsergebnisse, die die Klägerin im Rahmen ihrer vertraglichen Verpflichtung als Steuerberaterin erstellt hat und die mit der Bezahlung der dafür vereinbarten Vergütung Eigentum des jeweiligen Mandanten geworden sind, folgt aus § 66 des Steuerberatungsgesetzes keine (öffentlich-rechtliche) Verpflichtung zur Aufbewahrung durch den Berufsträger.
Sollte die Klägerin eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung des jeweiligen Mandanten erfüllt haben, erlaubt auch dies keine Rückstellungsbildung. Darüber hinaus hatte sich die Klägerin nach den Feststellungen des FG auch nicht zivilrechtlich gegenüber ihren Mandanten zur Aufbewahrung verpflichtet.
Praxishinweis
Unberührt von dem Urteil des BFH bleibt die Abzugsfähigkeit der Archivierungsaufwendungen als Betriebsausgaben. Der BFH versagt vielmehr nur die Möglichkeit, die Aufwendungen, die über den 10 Jahre betreffenden Zeitraum entstehen, in einem Betrag als Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten sofort einkommensmindernd geltend zu machen.
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Lesen Sie in der NWB Datenbank hierzu auch:
Hänsch, Rückstellungen (allgemein), infocenter, NWB EAAAD-82019
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