Nach § 4 Abs. 7 EStG müssen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Das gilt natürlich nur bei der Gewinnermittlung und nicht bei Arbeitnehmern. Der BFH muss sich nun aber mit der Frage befassen, wie und vor allem wann ein Steuerpflichtiger der Aufzeichnungspflicht nachkommen muss.

Konkret lautet die Rechtsfrage in dem Verfahren VIII R 6/24: Sind die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gemäß § 4 Abs. 7 EStG bei einem Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn aus selbstständiger Tätigkeit gemäß § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahme-Überschussrechnung ermittelt, in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht nur dann erfüllt, wenn sämtliche Aufwendungen einzeln fortlaufend in einem gesonderten Dokument oder Datensatz aufgezeichnet werden?

Das Urteil der Vorinstanz:

Vorausgegangen ist ein Urteil des Hessischen FG, welches den Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht als Betriebsausgaben anerkannt hat, weil die Aufzeichnungen seines Erachtens nicht den gesetzlichen Anforderungen genügt haben (Hessisches FG, Urteil vom 13.10.2022, 10 K 1672/19).

Ein Freiberufler hatte im Laufe des Jahres die Belege für die Aufwendungen, die mit dem häuslichen Arbeitszimmer zusammenhingen, gesammelt und diese erst bei Erstellung seiner Steuererklärung zusammengefasst. Dies entsprach nach Ansicht der Richter nicht den Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG. Die Aufzeichnungen seien fortlaufend und zeitnah vorzunehmen. Eine reine Belegsammlung mit Aufaddieren der Positionen nach Abschluss des Veranlagungszeitraums reiche insoweit nicht aus. Die Kostenaufstellung sei im Übrigen auch deshalb keine gesonderte Aufzeichnung der Aufwendungen, weil der Kläger nicht alle Betriebsausgaben für das Arbeitszimmer lediglich auf einem Konto bzw. in einer Spalte zusammengefasst hat. So habe er bezüglich der die AfA eine separate Aufstellung der nachträglichen Herstellungskosten erstellt. Es widerspräche aber dem Zweck des § 4 Abs. 7 EStG, die Feststellung des Vorliegens, das Auffinden und die Prüfung der Abzugsfähigkeit der gesondert aufzuzeichnenden Betriebsausgaben zu erleichtern, wenn diese nicht gebündelt in lediglich einer Aufzeichnung erfasst werden.

Denkanstoß:

Das FG hatte die Revision nicht zugelassen, doch diese wurde dann per Nichtzulassungsbeschwerde erreicht – immerhin. Es bleibt aber natürlich dennoch abzuwarten, wie der BFH entscheiden wird. (Mindestens) bis dahin ist zu empfehlen, die Kosten für das Arbeitszimmer laufend und auf einem einzigen Konto zu verbuchen.

Das BMF lässt übrigens folgende Vereinfachungsregelung zu: Es bestehen keine Bedenken, wenn die auf das häusliche Arbeitszimmer anteilig entfallenden Finanzierungsaufwendungen im Wege der Schätzung ermittelt werden und nach Ablauf des Wirtschafts- oder Kalenderjahres eine Aufzeichnung aufgrund der Jahresabrechnung des Kreditinstitutes erfolgt. Entsprechendes gilt für die verbrauchsabhängigen Aufwendungen wie z.B. für Wasser- und Energie. Es ist ausreichend, Abschreibungsbeträge einmal jährlich – zeitnah nach Ablauf des Kalender- oder Wirtschaftsjahres – aufzuzeichnen (BMF 15.8.2023, BStBl 2023 I S. 1551).

Auch beim Abzug der Jahrespauschale bestehen die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG nicht (BMF 15.8.2023, a.a.O.).