Heute ein kurzer Hinweis. Ich bin während meiner GoBD-Vorträge nun mehrfach gefragt worden, ob es zulässig ist, den Speicher eines so genannten Vorsystems zu leeren, indem der Dateninhalt auf eine SD-Karte überspielt wird. Antwort: Theoretisch ja (vgl. GoBD unter 9.4, Rz. 142). Warum nur theoretisch?

Weil die Praxis zeigt, dass der eine oder andere Mandant den Inhalt der SD-Karte anschließend ausdruckt, diesen Ausdruck ablegt und die SD-Karte dann später erneut verwendet und überschreibt, das heißt, dass die alten Daten nicht mehr erhalten sind. Insofern also: Wenn SD-Karten eingesetzt werden, sollten diese anschließend am besten im Safe gelagert werden. „Flüchtige“ Speichermedien sind äußerst vorsichtig zu verwenden. Der Vollständigkeit sei darauf hingewiesen, dass mit dem „Kassengesetz“ für Registrierkassen natürlich ohnehin weitergehende Anforderungen an die Manipulationssicherheit gestellt werden. Im Übrigen kann es meines Erachtens nicht schaden, im Zuge von Klimagesprächen mit den jeweils Verantwortlichen in den Finanzämtern Zweifelsfragen zu erörtern. Dort gibt es zumeist spezialisierte Kassenprüfer, mit denen über die Anforderungen an eine GoBD-konforme Speicherung von Daten der Vorsysteme gesprochen werden kann. Und noch zwei letzte Hinweise:

• Die technische Dokumentation der jeweiligen Speicherart in den Vorsystemen sollte unbedingt vorgelegt werden können. Das heißt, dass die entsprechenden Unterlagen über Speicherung und Auslesemöglichkeit beim Hersteller oder Aufsteller eingeholt werden sollten, sobald dies noch nicht geschehen ist.
• Ich persönlich würde – sofern möglich – auf die Speicherleerung in den Vorsystemen generell verzichten. Bei den meisten neueren Geräten ist so viel Speicherplatz vorhanden, dass die Leerung ohnehin nicht erforderlich ist.

Auch zu diesem Punkt würden mich Ihre Erfahrungen interessieren und ich hoffe auf eine rege Diskussion.

Weitere Informationen:

www.steuerrat24.de (mit Checklisten zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation)