Das „B“ in der Abkürzung „GoBD“ lässt leicht darauf schließen, dass die GoBD nur für buchführungspflichtige Steuerzahler gelten. Doch dieser Schluss ist leider falsch. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz „GoBD – gelten nämlich auch für Einnahme-Überschussrechner und mitunter auch für Privatpersonen. Die Geltung für Einnahme-Überschussrechner wird regelmäßig über die Aufzeichnungspflicht des § 22 UStG hergeleitet. Dass aber auch Privatpersonen betroffen sein können, ergibt sich aus § 147a AO und § 14b UStG.

In § 147a AO heißt es: „Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Absatz 1 Nummer 4 bis 7 des Einkommensteuergesetzes (Überschusseinkünfte) mehr als
500 000 Euro im Kalenderjahr beträgt, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufzubewahren“.

Und in § 14b UStG: „In den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 hat der Leistungsempfänger die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre gemäß den Sätzen 2 und 3 aufzubewahren, soweit er 1. nicht Unternehmer ist oder …“. Betroffen sind steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Wer also unter eine der genannten Vorschriften fällt, muss digitale Rechnungen auch digital aufbewahren, und zwar revisionssicher. Das heißt: Ein Häuslebauer, der mehrere Rechnungen per Email erhält und sich vielleicht hinsichtlich des einen oder anderen Betrages ebenfalls per Email mit dem leistenden Unternehmer streitet, müsste sich ein Dokumenten-Managementsystem anschaffen, um Rechnungen und Email-Verkehr unveränderbar zu archivieren. Es reicht nicht aus, wenn er Rechnungen und Email-Verkehr ausdruckt und die Papierbelege aufbewahrt. Im Gegenteil: Der Papierausdruck muss der weiteren Bearbeitung entzogen werden. Die Anbieter von Dokumenten-Managementsystemen werden sich freuen.