Den aktuellen Finanzbericht mit einem Knopfdruck erstellen. Keine Überstunden mehr während der Erstellung des Jahresabschlusses. Mit einem Knopfdruck können bisher manuell erledigte Arbeiten in wenigen Minuten erfolgen. Welcher Buchhalter träumt davon nicht?

Den Finanzbericht auf Knopfdruck erstellen, das ist das sog. Continuous Accounting. Bisher ist dies jedoch eine Ausnahme und erfordert die Automatisierung verschiedener Prozesse. Insbesondere bei der Erstellung von (Zwischen-)Abschlüssen gibt es für die Mitarbeiter in der Buchhaltung ein besonders hohes Arbeitsvolumen. Doch bis zu einer deutlichen Entlastung durch einen Finanzbericht auf Knopfdruck ist es noch ein langer Weg.

Voraussetzungen und Hürden bei der Umsetzung

Für ein Continuous Accounting müssen beispielsweise Zahlungseingänge automatisch verarbeitet werden. Dies gilt auch für die Zahlungen an Lieferanten: Die Freigabe der Zahlungen und die Rechnungsprüfung müssen ebenso automatisiert werden. Somit gibt also kein Mitarbeiter die Zahlungen mehr frei, sondern eine Maschine. Die Entlastung der Mitarbeiter bringt jedoch auch Risiken mit sich. Dazu gleich mehr.

Die größte Hürde für die Umsetzung eines Continuous Accounting ist sicherlich die Notwendigkeit einer einheitlichen Datenplattform. Gerade bei großen Konzernen, die bei den Beteiligungen permanent Veränderungen haben, ist dies eine große Herausforderung. Durch den Kostendruck, den zunehmenden Fachkräftemangel und die digitale Transformation sind Unternehmen jedoch gezwungen, ihre Prozesse zu automatisieren. Dies verändert die Arbeit der Buchhalter in den Unternehmen grundlegend und erfordert immer mehr digitale Kompetenzen. Mit der Arbeit desklassischen Buchhalters vor einigen Jahrzehnten hat dies nichts mehr zu tun.

Risiken und Gefahren

Wenn Rechnungen künftig von einer Maschine freigegeben werden, ist dies natürlich eine Zeitersparnis. Allerdings besteht dann die Gefahr der Manipulation der Einstellungen. Dies soll Unternehmen keinesfalls davon abhalten, ihre Prozesse zu automatisieren und das Continuous Accounting abzulehnen. Doch sollte bereits bei der Implementierung von automatisierten Prozessen auch der Fokus auf dem Thema Manipulationsmöglichkeiten liegen. IT-Kompetenzen werden daher für Unternehmen zunehmend wichtiger und das eben nicht nur für die Umsetzung der Prozessautomatisierung, sondern auch Manipulationen durch Mitarbeiter im Unternehmen.

Wie geht’s weiter?

Bis zu einem Continuous Accounting ist es noch ein langer Weg. Doch langfristig bietet sich dadurch auch die Möglichkeit, Vorhersagen auch auf Knopfdruck zu erstellen. Gerade in einer Krise, in der wir uns gerade befinden, könnte dies sicherlich hilfreich sein.

Die derzeitige Lage zeigt vor allem: Mangelnder Fortschritt wird im Worst-Case bestraft. Dies bekommen wir spätestens dann zu spüren, wenn die unübersichtlichen Ausnahmeregelungen zur Insolvenzanmeldung auslaufen werden. Denn dann können sich auch Zombie-Unternehmen nicht mehr verstecken. Schade, dass es solche Extremsituationen braucht, die uns zeigen, wie wichtig Fortschritt und Innovationen sind.

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