Vielleicht kann es der eine oder andere nicht mehr hören, aber dennoch nehme ich den aktuellen Beschluss des FG Köln vom 6.6.2018 (15 V 754/18) zum Anlass, um erneut dringend darauf hinzuweisen, dass das Fehlen der Organisationsunterlagen zur Kasse (Kassenführung) zu empfindlichen Hinzuschätzungen führen kann. In einem Fall, der derzeit vor dem FG Köln verhandelt wird, hat das Finanzamt sogar eine Hinzuschätzung von 10 Prozent für gerechtfertigt gehalten. Diese wird im Laufe des FG-Verfahrens sicherlich noch reduziert werden müssen, aber dennoch zeigen die Entscheidung und vor allem der zugrundeliegende Sachverhalt, dass weder die Finanzämter noch die Finanzgerichte auf die Organisationsunterlagen verzichten werden.

In erster Linie geht es um die ominösen Programmier- und Einrichtungsprotokolle. Eine ausführliche Darstellung der Entscheidung möchte ich an dieser Stelle nicht vornehmen. Insoweit erlaube ich mir, der Einfachheit halber auf den sehr lesenswerten Aufsatz von Martin Skalecki in NWB Nr. 35/2018, Seite 2551 zu verweisen („Ordnungsmäßige Kassenführung bei Mehrfilialbetrieb mit proprietärem Kassensystem – (Hinzu-)Schätzung durch Sicherheitszuschlag und Programmierprotokolle“). Nur auf einige Passagen des Beschlusses möchte ich aufmerksam machen:

• „Auch das Fehlen der Programmierprotokolle einer elektronischen Registrierkasse stellt einen formellen Mangel dar. Anweisungen zur Kassenprogrammierung sowie insbesondere die Programmierprotokolle, die nachträgliche Änderungen dokumentieren, sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO als „sonstige Organisationsunterlagen” aufbewahrungspflichtig. Dies hat die Finanzverwaltung schon lange vertreten …“

• „In allen drei Fällen lässt der formelle Mangel zwar keinen sicheren Schluss auf die Verkürzung von Einnahmen zu. Gleichwohl gibt es systembedingt keine Gewähr mehr für die Vollständigkeit der Erfassung der Bareinnahmen, ohne dass eine nachträgliche Ergänzung der Dokumentation bzw. eine anderweitige Heilung des Mangels möglich wäre. Elektronische Kassensysteme sind durch Umprogrammierung in nahezu beliebiger Weise manipulierbar; von derartigen Manipulationsmöglichkeiten machen Teile der betrieblichen Praxis nach dem Erkenntnisstand des X. Senats des BFH durchaus Gebrauch …“

• „Es ist daher von erheblicher Bedeutung, dass ein Betriebsprüfer – und ggf. auch ein FG – sich davon überzeugen kann, wie die Kasse im Zeitpunkt ihrer Auslieferung und Inbetriebnahme programmiert war, sowie ob bzw. in welchem Umfang nach der Inbetriebnahme der Kasse spätere Programmeingriffe vorgenommen worden sind. Für den Steuerpflichtigen überschreitet der mit der Dokumentation verbundene Aufwand die Grenze des Zumutbaren nicht. Beim Erwerb der Kasse kann er vom Verkäufer die Übergabe von Bedienungsanleitungen und Programmdokumentationen verlangen. Die Dokumentation späterer Umprogrammierungen verursacht jedenfalls einen geringeren Aufwand als die Umprogrammierung selbst.“

• „Das Gewicht dieses Mangels tritt allerdings zurück, wenn der Steuerpflichtige für den konkreten Einzelfall darlegt, dass die von ihm verwendete elektronische Kasse trotz ihrer Programmierbarkeit ausnahmsweise keine Manipulationsmöglichkeiten eröffnet ….“

Es gibt durchaus berechtigte Kritik an der Entscheidung, da die Kölner Finanzrichter es – wie so viele ihre Kollegen – offenbar mangels technischer Kenntnis unterlassen haben, den Begriff der „Programmierprotokolle“ mit Leben zu füllen. Mir persönlich (man möge mich korrigieren) ist bis heute jedenfalls keine Entscheidung bekannt, aus der hervorgeht, was unter einem Programmierprotokoll denn nun tatsächlich zu verstehen ist und wie dieses beschaffen sein muss. Natürlich muss sich nicht jeder Begriff in einem Gesetz wiederfinden. Es ist aber doch schon äußerst seltsam, wenn ein (Rechts-)Begriff derart große Auswirkung auf Steuerpflichtige hat, jedes Gericht ihn verwendet, aber niemand so recht weiß, was er eigentlich bedeutet. Aber sei es drum: Den Kölner Richtern ist zugute zu halten, dass es noch nicht um das Hauptsacheverfahren gegangen ist und sie zudem der Finanzverwaltung hinsichtlich der Schätzungshöhe nicht folgen wird („Nach diesen Maßstäben bestehen derzeit erhebliche Bedenken an einem Sicherheitszuschlag von 10 %.“).

Übrigens, nur am Rande: Was geschieht, wenn ein Unternehmern einem Betriebsprüfer tatsächlich einmal ein „echtes“ Programmierprotokoll – sagen wir einmal in einer Länge von 170 „Seiten“ (wenn man es ausdrucken würde) – zur Verfügung stellen würde und sich zudem ergänzende Bestimmungen auf weiteren 100 Seiten in englischer Sprache mit technischen Spezifikationen befinden würden? Ich denke, dieses würde dann niemand zur Kenntnis nehmen.

Aber ungeachtet dessen:

• Erstellen Sie nun möglichst rasch die Verfahrensdokumentationen.
• Sammeln Sie alle Organisationsunterlagen (Bedienungsanleitungen etc.).
• Schauen Sie nach, wo sich die Einrichtungsprotokolle (Preise – aktuelle und historische, Bedienerrechte, Logdateien etc.) befinden, das heißt ggf., wo sie abgespeichert sind.

Weitere Informationen:
FG Köln v. 06.06.2018 – 15 V 754/18

Lesen Sie hierzu auch folgende Beiträge:
Herold, Verfahrensdokumentation leicht gemacht (NWB Experten-Blog)
Skalecki, Ordnungsmäßige Kassenführung bei Mehrfilialbetrieb mit proprietärem Kassensystem, NWB 35/2018 S. 2551 (für Abonnenten kostenfrei)