Smartphone-Apps können nützliche Alltagshelfer sein. Auch für Fahrtenbücher hat sich ein buntes Portfolio an Angeboten ausgebildet.
Welche – u. U. besonderen – Grundsätze sind beim Führen von Fahrtenbüchern mittels Smartphone zu beachten? Oder doch „Alles beim Alten“?
Dem Grundsatz nach gelten dieselben Regelungen wie bei handschriftlich geführten Fahrtenbüchern.
Fahrtenbücher sind zeitnah und in geschlossener Form zu führen. Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes sind vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben.
Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt nach der Rechtsprechung des BFH diesen Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert werden (vgl. BFH-Urteil vom 16.11.2005, Az. VI R 64/04).
Aus einem elektronischen Fahrtenbuch muss zudem ersichtlich sein, wann die Fahrtenbucheinträge vorgenommen wurden, um überprüfen zu können, ob das Fahrtenbuch zeitnah i. S. d. Rechtsprechung geführt wurde.
In einem Streitfall, der dem Urteil des FG Baden-Württemberg vom 14.10.2014 (Az. 11 K 736/11) zugrunde lag, wurde das elektronische Fahrtenbuch verworfen, da eine nachträgliche Änderung der Datensätze nach den Feststellungen des hinzugezogenen Sachverständigen nicht zweifelsfrei ausgeschlossen werden konnte.
Einen derart umfangreichen Ermittlungsaufwand inkl. externem Sachverstand wird die Finanzverwaltung wahrscheinlich nicht in jedes Fahrtenbuch investieren. Allerdings bleibt das latente Risiko, dass im Einzelfall auch eine detaillierte Überprüfung des zugrundeliegenden Datenbestandes durch technisch vorgebildete Prüfer erfolgt.
Ein finanzgerichtliches Urteil betreffend eine Fahrtenbuch-App ist – soweit ersichtlich – zu meiner Verwunderung bisher noch nicht ergangen.
Hinsichtlich der zeitnahen Erfassung der Fahrten und der Prüfung, ob nachträgliche Änderungen am Datensatz vorgenommen werden könnten, besteh bei Fahrtenbuch-Apps meines Erachtens ein besonderes Problem: Im vorgenannten Streitfall des FG Baden-Württemberg wurde dem Betriebsprüfer das verwendete Fahrtenbuch-Programm in der im geprüften Zeitraum genutzten Version per CD-ROM ausgehändigt. Dies würde sich bei Smartphone-Apps schwierig gestalten, da eine laufende Aktualisierung der App auf dem genutzten Endgerät erfolgt.
Es müsste daher die im jeweiligen Veranlagungszeitraum genutzte Version der App samt jeweiligem Fahrtenbuch-Datensatz auf einem Datenträger (z. B. USB-Stick) gesichert werden, der später bei Bedarf dem Prüfer ausgehändigt werden könnte.
Anders könnte den vorgenannten Grundsätzen für elektronische Fahrtenbücher nach meiner Auffassung nicht vollständig entsprochen werden.
Ist das noch verhältnismäßig?
Festzuhalten bleibt, dass Smartphone-Apps nicht alles erleichtern können.
Weitere Informationen:
Das OFD Rheinland hat sich zu Computerprogrammen zur Fahrtenbuchnutzung 2013 deutlich ausgedrückt.
Grundsätzlich erkennt die Verwaltung anstelle des Fahrten-„Buchs“ einen Fahrtenschreiber an.
Elektronische Fahrtenbücher oder elektronische Fahrtenbuchprogramme werden aber von der Finanzverwaltung weder generell zertifiziert noch zugelassen. Eine einzelfallbezogene Anerkennung ist grundsätzlich jedoch möglich.
Grund dafür ist, dass selbst wenn die technischen Voraussetzungen (nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten sind nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt ) erfüllt wären, es auch vonnöten wäre und nachweisbar gemacht werden müsste, dass die Hard- und Software ordnungsgemäß bedient wird.
Die Prüfung, ob ein elektronisches Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anzuerkennen ist, könne deshalb immer nur für den jeweiligen Einzelfall erfolgen.
Bleibt zu prüfen, ob eine App, auch unter dem Aspekt der Aufbewahrungsfristen, unter das Merkmal „elektronisches Fahrtenbuch“ zu subsumieren wäre….
Quellen:
OFD Rheinland v. 18. Februar 2013 – akt. Kurzinfo LSt-Außendienst 2/2013; OFD Münster v. 18. Februar 2013 – akt. Kurzinfo LSt-Außendienst 2/2013.
BFH v. 16. November 2011 – VI R 64/04, BStBl II 2006, 410.
BMF-Schreiben v. 18. November 2009 – IV C 6 – S 2177/07/10004, BStBl I 2009, 1326, RdNr. 23; Schumann, 2014, Rz. 8; anders BFH-Urteil v. 16. November 2005 – VI R 64/04.