Die DSGVO hat zwar einige Neuerungen und Verschärfungen gebracht, aber vieles galt schon bisher. Nur hat es halt vorher keinen so recht gekümmert. Deshalb ist sie vielen Vermietern und Hausverwaltungen auch immer noch ein Buch mit sieben Siegeln.
Sie treibt daher einerseits eigenartige Blüten, wie die jüngste Aufregung um die „Klingel-Schilda-Affäre“ zeigt und es gibt Hausverwaltungen, die gleich mal ihre Homepage komplett abgeschaltet haben. Andererseits gibt es aber auch Vermieter, die meinen, das gehe sie doch alles gar nichts an, weil sie doch „nur“ vermieten.
Die fragen bei der Erstbesichtigung immer noch nach dem Geburtsnahmen der Großmutter und dem Fahrtenschwimmerzeugnis (könnte man ja mal gebrauchen), der Bankverbindung (besser, man weiß gleich, in welches Konto man notfalls vollstrecken kann) und kopieren fröhlich Personalausweise.
Aber weder das eine noch das andere ist die richtige Strategie. Die DSGVO enthält ein ganzes Arsenal an Regularien und Sanktionen und viele merkwürdige Begriffe (Verarbeitungsverzeichnis, gemeinsamer Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter, Datenschutzfolgeabschätzung, technische und organisatorische Maßnahmen und Ähnliches). Für Unternehmen, deren Geschäftszweck nicht die Datensammlung ist, mutet das an, als ob auf kleine Erdlingsspatzen mit klingonischen Plasmakanonen geschossen wird.
Dennoch ist das Grundanliegen gerechtfertigt: Es geht im Kern unter anderem um Datensparsamkeit und die ausreichende Information der Betroffenen, was mit ihren Daten geschieht. Dazu müssen Vermieter und Verwaltungen ihre Unternehmensabläufe analysieren und dokumentieren. Sie müssen sich Gedanken machen, welche Daten sie wann und warum benötigen und auch diese Entscheidungen dokumentieren. Das bedeutet zwar durchaus anfangs einigen Aufwand. Aber in der eigenen Kanzlei haben wir festgestellt, dass der Umstand, die eigenen Unternehmensabläufe zu überprüfen, auch eine Chance darstellt.
Es gilt auch für Vermieter und Verwalter also, aus der DSGVO-Not eine Tugend zu machen.
Weitere Informationen:
DSGVO – Neues aus Klingel-Schilda? (NWB Experten-Blog)
Hinweis:
Wie angekündigt ist nun ein ausführlicher Beitrag von mir zu dieser Thematik erschienen:
Hinweise zur Umsetzung der DSGVO für Vermieter und Verwalter
(NWB 46/2018 S. 3402 – für Abonnenten kostenfrei)
Die Umstellung auf die neue DSVGO hat auch in unserem Unternehmen einige geänderte Prozesse angestoßen – und dabei arbeiten wir nur sehr am Rande mit den persönlichen Daten unserer Kunden. Dass Vermieter mit der neuen Verordnung sich nun einige Gedanken machen müssen zum Verwalten und Erheben der nötigen Daten ist tatsächlich eine Tugend die aus der Not entsteht. Und viele Unternehmen zur Hausverwaltung haben momentan sowieso spezielle Teammitglieder die sich gesondert mit der Anpassung an die DSVGO-Normen beschäftigen, die Not ist also vielleicht gar nicht so groß?
Da man bei der Wohnungssuche in Berlin schon allerlei dreiste Fragen beantworten muss, finde ich es gut, dass die DSVGO da eingreift. Natürlich ist das nicht der eigentliche Zweck davon, aber ein schöner Nebeneffekt. Letztlich werden aber Hausverwalter großer Firmen jemanden haben, der sie diesbezüglich anleitet und Hausverwalter weniger Objekte werden sich die Zeit nehmen können die neue Verordnung ausreichend studieren zu können.