Stellen Sie sich vor, Sie betreiben ein Unternehmen, bei dem eines Tages eine Betriebsprüfung angekündigt wird. Und stellen Sie sich weiter vor, Sie erhalten eine Auflistung der von Ihnen vorzulegenden Unterlagen, die so umfassend ist, dass Sie Ihr Unternehmen für den nächsten Monat schließen müssen, um der Aufforderung des Prüfers nachkommen zu können.

Sie halten das für einen schlechten Scherz? Dann kennen Sie offenbar nicht die Damen und Herren der Hamburger Finanzverwaltung. Allen Ernstes sah – und sieht sich noch – ein Unternehmen mit folgender Aufforderung konfrontiert:

„Für alle Emails und E-Faxe, die die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben, ist ein elektronisch verwertbarer Datenträger gem. § 147 Abs. 6 AO zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen hat ein Gesamtjournal in elektronischer Form auf einem maschinell auswertbaren Datenträger in vier Wochen vorzulegen. Das Gesamtjournal hat insgesamt folgende Spalten (Informationen) zu enthalten:

1. eine feste Datenbank/Datensatznummer (für die eindeutige Identifizierung des jeweiligen Datensatzes);
2. den/die Absender/in der Nachricht;
3. erhalten/gesendet der Nachricht (Datum und Uhrzeit MEZ);
4. die Empfänger/innen der Nachricht (bei versendeten Nachrichten müsse für jede/n im an/to-Feld aufgeführte/n Empfänger/in ein separater Datensatz erzeugt werden; bei Verwendung von Verteilerlisten ist jede/r einzelne darin enthaltene Empfänger/in aufzuführen);
5. die cc-Empfänger/innen (bei versendeten Nachrichten muss für jede/n im cc-Feld aufgeführte/n Empfänger/in ein separater Datensatz erzeugt werden; bei der Verwendung von Verteilerlisten ist jede/r einzelne darin enthaltene Empfänger/in aufzuführen);
6. die bcc-Empfänger/innen (bei versendeten Nachrichten muss für jede/n im bcc-Feld aufgeführte/n Empfänger/in ein separater Datensatz erzeugt werden; bei der Verwendung von Verteilerlisten sei jede/r einzelne darin enthaltene Empfänger/in aufzuführen);
7. der Betreff der Nachricht;
8. die Anlagen der Nachricht (Dateinamen der versandten/erhaltenen Anlagen);
9. Zusatzfeld (sofern bereits eine Erstqualifizierung vorgenommen wurde, ist in dieser deren Ergebnis zu vermerken).

Das Gesamtjournal ist im .csv-Format oder im .txt-Format zur Verfügung zu stellen. Nicht aufzuführen ist der private Schriftverkehr der Mitarbeiter und die rein firmeninterne Kommunikation.“

Nun: Wie lange würden Sie für Ihr Unternehmen benötigen, um einen solchen Datensatz zu erstellen? Wahrscheinlich mehrere Wochen.

Immerhin: Aktuell hat das FG Hamburg den überbordenden Anforderungen einen Riegel vorgeschoben (FG Hamburg, Urteil vom 23.3.2023, 2 K 172/19): Das Finanzamt könne nicht die Vorlage eines Gesamtjournals in dem begehrten Umfang verlangen, da ein solches Gesamtjournal nicht der Aufzeichnungs- bzw. Aufbewahrungspflicht unterliegt und damit die dem Finanzamt in den § 147 Abs. 6 AO und § 200 AO eingeräumten Befugnisse überschritten werden.

Aber: Bitte nicht zu früh freuen, denn zum einen wurde die Revision zugelassen, die auch bereits vorliegt (XI R 15/23). Zum anderen hat das FG Hamburg das Auskunftsverlangen keinesfalls in Bausch und Bogen verdammt, sondern – wenn man so will – nur den Umfang eingeschränkt. Denn:

• Das Verlangen auf Vorlage der Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstiger Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung ist rechtmäßig.
• Das Vorlageverlangen ist auch nicht unter Berücksichtigung bzw. Verletzung des berechtigten Interesses der Klägerin an einem Schutz ihrer persönlichen Daten unverhältnismäßig.
• Auch die Ankündigung der Verwendung von zur Datenauswertung erforderlichen Programmen führt nicht zur Unverhältnismäßigkeit eines Vorlageverlangens.
• Bei Emails, die zum Beispiel zur Überprüfung einer Verrechnungspreisdokumentation geeignet sind, besteht ein legitimes Interesse des Finanzamts an einem Vorlageverlangen, um eine sachliche Prüfungsbasis zu schaffen.

Denkanstoß:

Bei allem Respekt für die Finanzverwaltung muss berücksichtigt werden, dass Unternehmen erst einmal Geld verdienen müssen, um Steuern zahlen zu können. Eine Betriebsprüfung darf ein Unternehmen nicht lahmlegen – sehen wir einmal von den Fällen ab, in denen Steuer- bzw. Wirtschaftskriminalität im Spiel ist.

Wir erleben es leider in den letzten Jahren zunehmend, dass die Anforderungen an Unternehmen und ihre Berater immer größer werden. Stichpunkte sind etwa „GoBD und Verfahrensdokumentation“, „Geldwäschegesetz“, „Anzeigepflicht für Steuergestaltungen“. Wer soll das noch bewältigen? Und wer wertet die Daten eigentlich aus?