Das BMJ hat am 11.01.2024 den Referentenentwurf für ein Viertes Bürokratieentlastungsgesetz veröffentlicht. U.a. wird eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege nach Handels- und Steuerecht angestrebt.

Hintergrund:

Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist ist in § 147 Abs. 3 AO kodifiziert; sie beträgt für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen, Arbeitsunterlagen und Buchungsbelege 10 Jahre. Die Regelung gilt entsprechend für das HGB, hier sind die Zeiten in § 257 Abs. 4 HGB dargelegt. Andere Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren.

Bereits im Jahre 2013 war ein Gesetzgebungsvorhaben gestartet worden, das die Aufbewahrungsfristen auf 8 bzw. 6 Jahre verkürzen sollte. Umgesetzt wurde dies (bislang) nicht.

Herabsetzung von 10 auf 8 Jahre vorgeschlagen

Der vorliegende Entwurf des BEG IV sieht vor, die Aufbewahrungsfrist für Belege, die bislang 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, auf 8 Jahre zu verkürzen (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Laut Entwurf soll diese Erleichterung für alle Unterlagen gelten, deren Aufbewahrungsfrist am Tag nach der Verkündung des BEG IV noch nicht abgelaufen ist. Weil die beinhalteten Buchungsbelege häufig Rechnungen i.S.d. § 14 UStG sind, wird auch die umsatzsteuerliche Frist zur Aufbewahrung von Rechnungen gem. § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG an die neue Frist angepasst. So soll die „beabsichtigte Bürokratieentlastung voll wirksam werden“. Gem. § 27 Abs. 40 UStG-E soll diese Maßnahme auch für bereits ausgestellte und empfangene Rechnungen wirksam sein.

Fristverkürzung ist wichtiger und richtiger Schritt

Der Vorstoß, der nun in den Referentenentwurf des BEG IV Eingang gefunden hat, ist begrüßenswert. Er greift die langjährige Forderung der Wirtschaft auf, die Aufbewahrungsfristen von Unterlagen (deutlich) zu verkürzen. Schließlich entstehen durch eine revisionssichere Aufbewahrung der relevanten Unterlagen erhebliche Kosten. Warum hier nicht direkt der große Schritt getan und die Verkürzung der Frist auf 5 Jahre vorgeschlagen wird, ist nicht ersichtlich.

Es bleibt zu hoffen, dass hier im anstehenden Gesetzgebungsprozess weitere Zugeständnisse gemacht werden können und eine noch schlankere Verpflichtung zur Aufbewahrung der Unterlagen eingeräumt werden kann.