Mit Datum vom 20. Januar 2017 hat die Bayerische Finanzverwaltung eine ganze Batterie von Verfügungen zu den Themen „Aufbewahrung und Aufzeichnungspflichten“ erlassen. Hier einige wichtige Auszüge:
- Es besteht für den einzelnen Steuerpflichtigen regelmäßig auch keine sachliche Härte i. S. v. § 148 Satz 1 AO, wenn er sich …. gezwungen sieht, ein neues Archivierungssystem einzuführen (Bayerisches Landesamt für Steuern v. 20.01.2017 – S 0317.1.1-5/3 St42).
- Wie alle aufzubewahrenden originär digitalen Dokumente unterliegen auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO. Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten zu speichern, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und ggf. i. R. d. Außenprüfung zur Verfügung zu stellen (Bayerisches Landesamt für Steuern v. 20.01.2017 – S 0317.1.1-3/5 St42).
- In der Praxis werden derzeit vermehrt elektronische Rechnungen verwandt. Bei dieser Art der Rechnungsstellung liegen Originalbelege in Papierform nicht mehr vor. Die Rechnung geht elektronisch ein und wird ebenso erfasst. Eine Kontierung auf dem Beleg kann dabei nicht erfolgen. … Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum jedoch zwingend erforderlich. Anders als beim Papierbeleg, bei dem diese Angaben auf dem Beleg angebracht werden müssen, können sie bei einem elektronischen Beleg dagegen auch durch die Verbindung mit einem Datensatz, mit den genannten Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen (Bayerisches Landesamt für Steuern v. 20.01.2017 – S 0316.1.1-5/3 St42).
- Anfragen, insbesondere von Apotheken, ob (Apotheken-)Lieferanten anhand ihrer eigenen Unterlagen Archivierungs-CDs für ihre Kunden (Apotheken) erstellen können, so dass die Kunden auf die Aufbewahrung der Tagesrechnungen und ggf. auch Lieferscheine, die ihnen vom Lieferanten zugesandt worden sind, verzichten können, sind zu verneinen (Bayerisches Landesamt für Steuern v. 20.01.2017 – S 0317.1.1-4/3 St42).
- Es mehren sich die Anträge auf Verlagerung der Buchführung ins Ausland, wobei häufig die Frage in den Vordergrund gestellt wird, von welcher ausländischen Behörde oder Stelle gem. § 146 Abs. 2a Satz 3 Nr. 1 AO die Zustimmung beigebracht werden soll. … Die Verlagerung darf wegen des Erfordernisses einer effizienten Steuerkontrolle nur bei solchen Steuerpflichtigen bewilligt werden, die in der Vergangenheit ihren steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen sind. Weiterhin ist zu prüfen, ob durch die Verlagerung die Besteuerung zukünftig beeinträchtigt wird. Zu den steuerlichen Pflichten gehören die allgemeinen Mitwirkungspflichten im Besteuerungsverfahren, die einschlägigen Ordnungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten der AO sowie die Auskunfts- und Vorlagepflichten einschließlich der Gewährung des Datenzugriffs im Rahmen der Außenprüfung (Bayerisches Landesamt für Steuern v. 20.01.2017 – S 0316.1.1-3/5 St42).
Weitere Informationen:
Bayerisches Landesamt für Steuern v. 20.01.2017