Im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen (und auch Betriebsprüfungen) wird immer wieder festgestellt, dass Reisekosten überhöht steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt worden sind. Und zuweilen gibt es Unternehmer, die ihren Mitarbeitern „Auslösungen“ gewähren, die sie anschließend nicht im Lohnkonto aufzeichnen – sei es aus Unkenntnis oder sei es in der „echten“ Absicht, Lohnsteuer und vor allem Sozialversicherungsbeiträge zu sparen. Wird ein solcher Fall von den Prüfungsdiensten aufgedeckt, wird gerne seitens der Arbeitgeber nachträglich ein Antrag auf Lohnsteuerpauschalierung gestellt.
Üblicherweise wird dieser genehmigt. Allerdings greifen die Prüfer jetzt zunehmend auf die GoBD zurück: Die Aufzeichnungen, die die Arbeitgeber nachträglich vorlegen, um die Pauschalierung zu erreichen, stammen regelmäßig aus Excel-Tabellen. Und diese müssen nach den GoBD spätestens seit dem 1.1.2015 revisionssicher abgespeichert sein. Ist kein Dokumenten-Managementsystem vorhanden, in dem die Excel-Dateien unveränderbar abgespeichert worden sind, können die Aufzeichnungen verworfen werden. Fazit: Eine Pauschalierung ist ausgeschlossen – ein geschickter Schachzug der Prüfungsdienste.
Hinweise:
- Zur Frage der sozialversicherungsrechtlichen Rückwirkung einer Lohnsteuer-Pauschalierung siehe „summa summarum“ 3/2015, Seite 10 der Deutschen Rentenversicherung
- Zur steuerlichen Änderung siehe: NWB-Datenbank „Änderung der Lohnsteuerpauschalierung“ (NWB Dok-ID: RAAAD-14228) – Zugriff nur für Abonnenten
- Ebenso: BFH vom 24.09.2015 (VI R 69/14, BStBl 2016 II S. 176)
