Im letzten Blog wurde ein Überblick zu den Anforderungen bei der Ausschreibung von Prüfungsmandaten bei Unternehmen von öffentlichem Interesse nach der „Abschlussprüfungs-Verordnung“ (AP-VO) gegeben. Nachfolgend werden einige der Anforderungen näher beleuchtet.
Während innerhalb der Höchstlaufzeit von in der Regel 10 Jahren für die Wiederwahl eines Abschlussprüfers keine besonderen Anforderungen an das Auswahlverfahren bestehen, bedarf es für die Verlängerung der Höchstlaufzeit eines Mandatsverhältnisses auf maximal 20 Jahre einer einmaligen „öffentlichen Ausschreibung“ (Art. 17 Abs. 4 lit. a) AP-VO, § 318 Abs. 1a HGB). Dabei bleibt offen, was unter einem öffentlichen Ausschreibungsverfahren zu verstehen ist. Hierzu bedarf es keiner Ausschreibung wie für öffentliche Aufträge. Das Verfahren soll nur sicherstellen, dass die möglichen Abschlussprüfer Kenntnis von der Ausschreibung erlangen können.
Soweit ersichtlich existiert derzeit keine elektronische Plattform beispielsweise des Berufsstands, die durchaus ein geeignetes Medium sein könnte. Als Medium kommt etwa der Bundesanzeiger in Betracht, der auch für „Bekanntmachungen in den Gesellschaftsblättern“ Verwendung findet (§ 25 AktG). Auch die Veröffentlichung in einer Tageszeitung, bei der davon auszugehen ist, dass sie von den möglichen Abschlussprüfern gelesen wird, erscheint als geeigneter Weg, wenn dies auch soweit ersichtlich bisher nicht in breiten Teilen der Literatur vertreten wird. Vorstellbar ist eine Mitteilung über die Ausschreibung mir der Angabe einer URL unter der die Details zu finden sind.
Soweit kein öffentliches Ausschreibungsverfahren gefordert ist, sondern etwa nur eine (einfache) Ausschreibung bei Prüferwechsel erfolgen soll, können Anbieter von Abschlussprüfungsleistungen auch direkt kontaktiert werden (Art. 16 Abs. 3 lit. a) und c) AP-VO). Jedoch dürfen durch die Ausschreibung keine Anbieter ausgeschlossen werden, „die im vorausgegangenen Kalenderjahr in dem betreffenden Mitgliedstaat weniger als 15 % der von Unternehmen von öffentlichem Interesse gezahlten Gesamthonorare erhalten haben“ (Art. 16 Abs. 3 lit. a) AP-VO). Es kann sich daher empfehlen, zumindest einen solchen Anbieter konkret anzusprechen, um etwaige nachfolgende Diskussionen über die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens zu vermeiden. Ab einer gewissen Unternehmensgröße und -komplexität kann es aber schwierig sein, entsprechende Anbieter zu identifizieren, die auch die Anforderungen des Mandats erfüllen können.
Die in den Ausschreibungsunterlagen darzulegenden transparenten und diskriminierungsfreien Auswahlkriterien sind unternehmensindividuell aus den Anforderungen des Mandats abzuleiten. Wichtige Einflussfaktoren sind dabei die Geschäftstätigkeit, die Größe eines Unternehmens oder etwa die Komplexität. Gerade die Branche kann hier erhebliche Einschränkungen verursachen. So wird ein erheblicher Teil potenzieller Abschlussprüfer für die Prüfung von Kreditinstituten oder Versicherungsunternehmen nicht in Frage kommen, weil Knowhow zu branchenbezogenen Besonderheiten und insbesondere aufsichtsrechtlichen Fragen nicht vorhanden und auch nicht zeitgerecht sowie wirtschaftlich vertretbar aufzubauen ist.
Die Auswahlkriterien können Ausschlusskriterien, etwa das spezielle Branchen-Knowhow, als auch weitere Kriterien enthalten, die im Rahmen einer Wertung der Anbieter eingesetzt werden. Bei letzteren Kriterien erscheint eine quantitative Gewichtung sinnvoll, um den Nachweis eines transparenten Verfahrens leichter führen zu können. Zwingend erscheint dies jedoch nicht. Eine Gesamtwürdigung der Erfüllung der Auswahlkriterien sollte ebenfalls zulässig sein. Das gilt allein schon deshalb, weil eine sachgerechte Bewertung der Erfüllung einzelner Auswahlkriterien nicht immer nach quantitativen Maßstäben möglich sein muss. In jedem Fall sollte jedoch ein vorab definiertes Bewertungsverfahren zugrunde liegen, das den Verdacht einer willkürlichen Entscheidung vermeidet. Das Verfahren sollte bei der Ausschreibung bereits skizziert sein.
Kriterien im Hinblick auf Größe und Komplexität des ausschreibenden Unternehmens können sich durchaus zu einem Ausschlusskriterium für kleinere Anbieter entwickeln. Die Folge könnte ein faktischer Ausschluss von Anbietern sein, die „weniger als 15 % der von Unternehmen von öffentlichem Interesse gezahlten Gesamthonorare erhalten haben“. Fraglich ist, wie mit einer solchen Situation umzugehen ist. Man könnte zwar die Auffassung vertreten, die Macht der faktischen Verhältnisse erzwinge dann den Rückgriff auf größere Anbieter. Angesichts des deutlichen Willens der EU, kleineren Anbietern einen Zugang zum Markt von Großprüfungen zu verschaffen und des deutlichen Wortlauts der AP-VO, erscheint dies aber nicht risikolos. Zur Abhilfe kann man hier über die von vorneherein in der Ausschreibung vorgesehene Möglichkeit eines Joint Audits nachdenken. Damit hätten kleinere Anbieter die Chance zumindest als Mitprüfer zum Zuge zu kommen.
Angesichts der nicht ganz leichten Kost soll es für heute genug sein. Weitere Gedanken werde ich in einem Folgeblog nachreichen.
Weitere Hinweise:
Gar nicht mehr so leicht einen Abschlussprüfer zu finden (Teil 1)